Automatiske workflows kan effektivisere og forbedre den måde, du driver dine marketing- og salgsaktiviteter. I denne artikel dykker vi ned i workflows skræddersyet til SaaS-virksomheder, der bruger et CRM-system som f.eks. HubSpot.
Basseret på vores omfattende erfaring indenfor SaaS-branchen præsenterer vi de 10 bedste workflows, som vi har finjusteret i forhold til tidsoptimering, til at forhindre tabte salgsmuligheder og til at integrere produktdata med HubSpot.
Bemærk, at selvom disse workflows fokuserer på SaaS-virksomheder, så er de relevante for alle B2B-virksomheder, der ønsker inspiration til optimering og strukturering af deres processer.
Hvad skal man huske, når man opbygger sine workflows?
Der findes ikke en one-size fits all-tilgang til at opbygge workflows, men der er en håndfuld operationelle workflows, som næsten alle SaaS-virksomheder kan få nytte af, så længe de tilpasses virksomheden. Disse workflows fungerer nemlig bedst, hvis de tilpasses i forhold til:
- De specifikke forretningsmål
- Målgruppen
- SaaS-produktet
Husk derudover at sætte regler op for automatiske afmeldinger, så du undgår at flere workflows bliver blandet sammen. Det er for eksempel en god ide at afmelde personer fra bestemte flows, når først de er blevet kunder.
10 SaaS workflows, du kan sætte op i dit CRM-system
I det følgende kommer vi ind på alt fra de mere grundlæggende lead- og deal management-workflows, som du simpelthen ikke kan leve uden, til specifikke workflows, som vi har sat op for at hjælpe dig med at optimere de forskellige abonnementstadier i dit SaaS-produkt.
1. Administration af marketingkontakter
Sørg for, at du kun betaler for de kontakter, der er relevante for dine marketingkampagner. Der er mange grunde til at have kontakter i dit CRM, som du ikke kan markedsføre til som for eksempel partnere eller salgskontakter. Fokuser derfor dit budget på de kontakter, der skal modtage dine marketingmails og målrettede annoncer. Opsæt dit workflow, så kontakter automatisk markeres som ‘ikke-marketing’, hvis de afmelder sig eller hopper fra dine e-mails. Det hjælper dig med at styre dine abonnementsomkostninger og vedligeholde en opdateret kontaktliste.
.png?width=300&height=830&name=image-removebg-preview%20(2).png)
2. Lead-rotation
Sørg for, at alle leads straks bliver tildelt den rette sælger ved at oprette workflows til lead-rotering. Med lead-rotering tildeles leads automatisk på tværs af dit salgsteam, hvilket sikrer at leadsene fordeles jævnt og fair, og så forhindrer det, at potentielle aftaler falder mellem to stole. Tilpas roteringssreglerne efter f.eks:
- Virksomhedens størrelse
- Livscyklus-stadie
- Placering/land
- Specifikation (produkt eller branche)
- Lead-score
- Lead-rotation efter tilgængelighed (hold din kalender opdateret)
- Lead-rotation efter forskellige regler
Det gælder om at indsamle de rigtige data til at understøtte din salgsproces. Vi foreslår, at du indsamler data ved hjælp af formularer eller via tredjeparts dataintegrationsplatforme som for eksempel Vainu.
3. Rerotering af leads
Du kan forbedre din kundeoplevelse ved at rerotere leads, hvis en salgsrepræsentant ikke når at række ud inden for en bestemt tidsramme. Det er især vigtigt for CTA’er som "book et møde" eller "kontakt salg". Overvej hvornår det giver bedst mening at omfordele leads og tilføj derefter disse kriterier til dine regler for lead-rotering.
Ved automatisk at omfordele leads til nye ejere sikrer du, at alle salgsmuligheder bliver bemærket, og at de potentielle kunder får den opmærksomhed, de har brug for. Konverteringsprocessen bliver hurtigere og nemmere for alle involverede.
4. Lead-status automatisering
Ved at automatisere lead-statusser ud fra salgsaktivitet kan du få værdifuld indsigt i din salgscyklus. Du kan f.eks. automatisk opdatere lead-status til "kontaktet", når salgsaktiviteter som e-mails, møder eller opkald logges.
Workflowet her giver indsigt i, hvordan dine salgskvalificerede leads bliver behandlet, og gør det nemmere at lave præcis rapportering. Dine sælgere kan identificere, hvor leadet er i tragten og sikrer, at ingen leads efterlades pga. manglende opfølgning.
Se et eksempel på workflowet her (slide 9).
5. Arbejdsproces for salgsopgaver
Vil du sikre, at dine sælgere arbejder med de SQL'er, de er tildelt? Så er et SQL-opgave-flow (Sales Qualified Lead) den rigtige måde at gøre det på. SQL-opgave-flowet hjælper med at sikre konsekvent og effektiv leadhåndtering, når du flytter leads gennem salgscyklussen.
Ved at tildele opgaver til den relevante salgsrepræsentant på hvert trin, kan du guide dem gennem de nødvendige handlinger, såsom at foretage et indledende afklaringsopkald, sende e-mails eller planlægge demoer. Workflowet her sikrer, at leads bliver plejet og ført systematisk gennem salgsprocessen.
Se et eksempel på workflowet her (slide 10).
6. Freemium/gratis prøveperiode-flow
Hvis du tilbyder en gratis prøveperiode af dit SaaS-produkt kan et aktiveringsflow hjælpe med at konvertere tilmeldte leads til aktive brugere. Når brugere tilmelder sig en gratis prøveperiode, sender dette workflow dem relevante onboarding-e-mails, tutorials og produkttips med henblik på at konvertere dem til betalende kunder, når deres prøvetid ophører.
For at gøre flowet endnu mere effektivt kan du bede brugerne om at angive deres mål under onboarding og levere personaliseret indhold baseret på deres valgte mål, hvilket forbedrer den samlede produktoplevelse. Dette workflow hjælper brugerne med at komme i gang og engagere sig i dit produkt, hvilket øger chancerne for konvertering.
Se et eksempel på workflowet her (slide 11).
7. Freemium/reaktivering af prøveperiode flow
Nogle gange tilmelder brugere sig freemium- eller prøveperioder, men kommer ikke aktivt i gang med at bruge produktet. Opsæt workflows til reaktivering for at pleje disse leads med målrettet indhold, onboarding og hjælp.
Overvåg brugeraktiviteten og identificer inaktivitet inden for en bestemt tidsramme for at sende målrettede e-mails eller meddelelser i appen for at opfordre dem til at udforske og maksimere deres prøveperiode. Hvis du genaktiverer brugerne, øger du sandsynligheden for at konvertere dem til betalende kunder.
Se et eksempel på workflowet her (slide 12).
8. Sæt grænser for brugen for at lave mersalg
Opsæt workflows til når en kunde er ved at nå grænsen for sin licens med henblik på op- eller krydssalg. Ved at overvåge forbruget og sammenligne det med foruddefinerede grænser kan du udløse workflows, der giver salgsteams besked, når brugere nærmer sig deres grænser. Det giver dine sælgere mulighed for proaktivt at gå i dialog med brugerne, udforske mersalgsmuligheder og sikre kundetilfredshed.
Se et eksempel på workflowet her (slide 13).
9. Automatisering af din salgspipeline
Opret et generisk workflow til salgsautomatisering, der passer til dine pipeline-stadier. Automatiser opgaver som opfølgninger, påmindelser og notifikationer, så du forbedrer effektiviteten og holder salgsprocessen på sporet. Her er et eksempel på, hvordan du kan gøre det:
- HVIS næste aktivitetsdato = ukendt, så giv ejeren af aftalen besked om at logge næste trin.
- HVIS livscyklusstadiet er SQL og leadstatus = forsøgt kontaktet, så tildel ejeren af aftalen en opfølgningsopgave om 3 dage.
- HVIS deal stage = closed lost, så sæt lifecycle stage til MQL og slet lead-status for at give nye leads mulighed for at komme ind i tragten igen.
- HVIS inaktivitet = 7 dage, så giv ejeren af aftalen besked om at logge næste trin.
- HVIS deal stage = closed won, så sæt kontakt og virksomhed til lifecycle stage customer.
10. Efterlivet for tabte aftaler
Betyder en tabt aftale at leadet er tabt for evigt? Ikke altid. At fastlægge en strategi for håndtering af tabte aftaler er næsten lige så afgørende som din leadgenereringsstrategi. Mange gode leads er måske gået tabt på grund af dårlig timing eller andre årsager, hvilket du kun opdager, hvis du følger op eller laver yderligere lead-pleje.
Implementer workflows til at pleje tabte deals ved at tilmelde dem reaktiverings- eller lead-pleje-kampagner. Ved at holde kontakten opretholder du en relation og øger chancerne for at vinde dem tilbage.
Se et eksempel på workflowet her (slide 15).
Dette blogindlæg er baseret på vores Nordics SaaS HubSpot User Group (HUG) webinar. Gennem HUG-events inspirerer vi HubSpot-brugere med dokumenterede inbound-forretningscases, deler best practices og sparer med fagfolk, der står over for lignende udfordringer.
